AFREETECH est une société de services informatiques qui accompagne les organisations privées et publiques dans l’amélioration de leurs processus et l’efficience dans la réalisation des opérations. Ainsi, dans l´optique d´atteindre ses objectifs stratégiques et opérationnels déclinés les 17 et 18 Janvier 2025 par son Directeur Général, elle est à la recherche d´un Responsable Administratif compétent, dynamique, motivé et expérimenté avec à la fois des compétences relationnelles, techniques et managériales  requises pour mener à bien ses missions. 
Les missions du Responsable Administratif retenu consisteront à gérer toutes les tâches administratives et commerciales liées aux réponses aux appels d’offres publics pour le compte d’AFREETECH Cameroon. Vous aurez en charge la supervision et la gestion de tout le cycle des appels d’offres.
De manière plus spécifique, il sera question de :

• Participer à la veille commerciale : avant de répondre aux marchés publics, vous devez mettre en place une veille efficace. Le Responsable des Appels d’Offres se chargera de mettre en place une stratégie de veille pertinente et de qualité.
• Rédiger les réponses administratives, techniques et commerciales en s’assurant que tous les documents sont clairs, complets et respectent les critères exigés par l’acheteur qui est à l’origine de la consultation.
• Vérifier la conformité des documents en s’assurant que les documents nécessaires sont présents et qu’ils respectent les demandes de l’acheteur inscrits dans le règlement de consultation.
• Mettre en forme les dossiers de manière à  ce que l’ensemble des dossiers soient cohérents et lisibles. La mise en forme des dossiers comme la numérotation ou le nommage des documents prend du temps mais cela participe à la qualité des réponses formulées.
• Accompagner sur un aspect technique ou juridique : il est question ici d’accompagner l’entreprise en apportant son expertise et en répondant aux éventuelles questions qui peuvent se poser pendant la procédure. Son expérience est un atout pour débloquer certaines problématiques.
• Gérer les délais : S’assure que les réponses sont envoyées à temps et que toutes les autres échéances sont respectées.
• Réaliser le suivi du marché : Gère les relances, le cas échéant établit une synthèse des refus pour améliorer les futures offres, suit la contractualisation.
• Effectuer le suivi permanent des contrats : enregistrement des contrats à temps, suivi des cautions, veille au respect des délais contractuels, etc.
• Gérer les relations avec les fournisseurs : assurer la gestion des relations avec les fournisseurs, y compris la négociation des contrats et la gestion des commandes.

En outre, vous devrez piloter le traitement des demandes des marchés publics, des réponses associées et des demandes des grandes entreprises issues d´appels d´offres, à travers :

• L’identification des marchés par les outils dédiés à ces marchés ;
• La confrontation des marchés retenus en accord avec les services commerciaux ;
• L’analyse de la faisabilité ;
• La proposition tarifaire ;
• L’élaboration du dossier de réponse (Technique / Commercial / Administratif) selon les délais imposés en mettant en place une bibliothèque de réponses types à adapter à chaque nouvelle réponse ;
• Le suivi des actions de renouvellement des marchés, notamment : la mise à jour des pièces administratives pour chaque site, mise à jour et suivi des références, des qualifications, mise à jour et suivi des CV, mise à niveau permanente des documents nécessaires aux réponses, etc.

Volet appels d´offres :

• Veille et sélection des appels d´offres ; ;
• Réponse aux appels d´offres ;
• Soumission des dossiers et suivi des marchés ;

Activités éventuelles :

• Gérer la « sous-traitance » : sourcing, demandes de devis, déclarations légales, contrôle (planning, qualité d’exécution), facturation, suivi budgétaire, bilan financier ;
• Passer une commande : à l’inverse de répondre aux appels d’offres, le chargé d’appels d’offres s’emploie à trouver des fournisseurs/consultants. La procédure  souple, en 5 étapes et sans obligation de publicité :   
• Élaborer le cahier des charges : préciser le besoin, clarifier les critères de sélection et de décision pour cibler des fournisseurs visés ;
• Établir le DCE : rédiger le cahier des charges fonctionnel et technique détaillant les enjeux de la consultation : qui, quoi, pourquoi, comment, quand. Le DCE peut être directement communiqué à des fournisseurs choisis ou être publié sur des supports (presse régionale, spécialisée, journaux digitaux d’annonces légales, plateformes de recherche) ;
• Présélectionner les offres, après d’éventuelles demandes complémentaires ;
• Négocier avec les fournisseurs/consultants finalistes, de vive voix éventuellement ;
• Contractualiser la commande, en y annexant les cahiers des charges validés.

Rattachement hiérarchique :
En tant que Responsable Administratif, vous êtes sous la responsabilité et la coordination du Directeur Général à qui vous rendrez compte de vos activités quotidiennes.
Cadre de travail offert :
En tant que Responsable Administratif, vous bénéficiez des avantages suivants :

• Un cadre de travail idéal ;
• Un poste de travail avec connexion internet haut débit ;
• Une flotte de service ;
• Des frais de communication mensuels ;
• Un coaching de qualité pour vous accompagner dans votre ascension professionnelle ;
• La participation à la plus grande instance de l’entreprise (COPIL), etc.